为规范总务处档案管理工作，提高管理水平，有效地保护、利用档案资源，根据学校档案管理办法，结合总务处工作实际制定本办法。

第一条  总务处档案管理工作是指总务处在管理职责范围内形成的具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。

第二条  总务处档案管理工作是在学校档案馆的业务指导下，由专人负责实施。各科需指定专（兼）职人员负责收集整理和移交工作。

第三条  文件类归档材料整理要求：

（一）归档文件整理时以件为单位。文件正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，正文与文件阅办单为一件，请示与批复为一件等。整理装订时正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。

（二）归档时将文件按时间顺序排列整齐，列出《卷内目录》，需格式统一，书写工整。

（三）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，分类进行整理。

第四条  归档材料根据学校档案馆、总务处、科室三级归档，属于学校档案馆归档范围的文件均要求原件；重要文件、材料的副本（或复印件）由总务处统一存放管理；其他日常运行用文档、资料由各科室自行存放，具体分类如下：

（一）学校档案馆归档内容：

1.上级单位下发与总务工作相关的文件。（定期）

2.总务工作计划、总结、报告、请示及批复等材料。（永久）

3.总务工作的规章制度、办法、条例、决定和通知等文件，其中：

（1）学校文件    例如：西建大【***】**号      （永久）

（2）总务处文件  例如：西建大总【***】**号    （定期）

4.上级及本校表彰奖励总务工作先进集体，先进个人的有关材料。（定期）

5.总务工作中形成的合同、协议等材料。（定期）

6.总务工作中对校园维修改造项目的招投标、立项、实施、验收等工作中形成的材料。（定期）

7.总务工作的其他重要材料。（酌定）

（二）总务处归档内容：

1.总务处规章制度、年度计划、总结、请示和批复、工程项目目录、工程图纸目录等。（永久）

2.总务处会议纪要、重大事项记录、周总结等。（定期）

3.员工登记表、招聘记录、备案表、工资等。（定期）

4.党支部相关资料。（定期）

（三）各科室归档内容：

1.与各科室相关的校内、处内请示报告及重要政策文件等。（永久）

2.各科室业务所辖范围内设施设备图纸、数据、报表统计等基础资料。（永久）

3.各科室立项类重要资料：项目审批报告、项目招标书、项目投标文件、项目合同审核相关资料、项目合同、安全生产责任书、项目结算报告、竣工验收报告、项目图纸等。（定期）

4.各科室工作计划、总结、会议纪要、管理制度等。（定期）

5.日常工作记录：运检记录、值班记录、维修记录、各类活动保电申请、水电暖等运行、支出、回收数据统计等。（定期）

注：归档材料的保管期限划分为“永久”、“定期”，定期中实行标时制，一般为10年、30年。

第五条  生产安全与综合管理科负责学校档案馆归档工作和总务处资料归档工作，各科室负责科室资料的归档工作。总务处于每年3月份开始对上年度需归档的材料按照归档类别、要求进行整理并统一造册，按学校有关规定移交档案馆保存或处内保存。

第六条  生产安全与综合管理科负责对各科室档案归档工作进行指导、监督、检查。

第七条  本办法由生产安全与综合管理科负责解释。